कार्यालयमा व्यवस्थापन सूचना प्रणाली(MIS)को आवश्यकता र महत्व

परिचय\परिभाषा
"A management information system is a system designed to provide information to managers, hence it is a mechanism for managing the communication process in an organization"                                                                                                        - Griffin                     
व्यवस्थापकका लागि निर्णय गर्दा आवश्यक पर्ने सूचनाहरू एकीकृत र परिस्कृत रुपमा एकै थलोबाट उपलब्ध गराउने पद्दतीलाई नै व्यवस्थापन सूचना प्रणाली भनिन्छ । यो व्यवस्थापकहरूलाई निर्णय गर्न सहयोग गर्ने एक प्रणाली पनि हो ।
 खास महत्व ८ "स"
१. सु-स्पष्ट सूचना 
२.सस्तो सुचना
३. सजिलो
४. सरल
५.शंका गर्नु नपर्ने
६. समायबद्ध
७. समरुपता

Management Information System
 Marketing Department        Personnel Department    Production Depart   Financial Depart  
 Types:    Centralised
                Decentralised
यसमा :
.    प्राप्त तथ्याङ्कलाई सूचनामा रुपान्तरण गरिन्छ ।
.    सूचनालाई व्यवस्थित रुपमा राखिन्छ ।
.    सूचनामा सबै Manager को सहजै पहुँच कायम गरिन्छ ।
.    Timely, costlessness, quality, quantity र सूचना प्राप्तिमा सुनिश्चितता कायम गरिन्छ । MIS  को प्रयोग निर्णय निर्माणमा गरिन्छ ।
MIS कसका लागि किन ?
    उच्च व्यवस्थापनका लागिः– नीति निर्माण, समन्वय, योजना, अनुगमनका लागि उपयोगी
–    मध्य तहको व्यवस्थापनका लागिः–  प्रतिवेदन, समन्वयको लागि उपयोगि
–    तल्लो तहको व्यवस्थापनका लागिः– दैनिक प्रशासन, व्यवस्थापन, उत्प्रेरणा, समन्वय, सुपरीवेक्षण आदिका लागि ।
MIS को फाइदाः–
–    निर्णयकर्तालाई निर्णयमा सहज,
–    योजना नीति निर्माण गर्ने आधार हुन्छ, 
–    आवश्यकता र समस्या पहिचान गर्न सरल,
–    ताजा र विश्वासिलो सूचनाको स्रोत प्राप्त हुने,
–    नियमित र समयवद्ध सूचना प्राप्त हुने,

बेफाइदा
.    गोपनीयताको समस्या आउन सक्ने,
.    सुरुवातमा अलि खर्चिलो,
.    कुशल Manpower बिना सम्भव नहुने,
.    बढी सावधानी अपनाउनु पर्ने,
.    कुनै एक unit मा आएको गडबडीले पूरा संरचनामा नै असर गर्छ ।

MIS तयार गर्ने Process को बारेमा लेख्नुहोस् ।
MIS तयार गर्ने Process
1.    System Planning

2.    System Design

3.    System Implementation

4.    System Evaluation

नेपालमा MIS प्रयोगको अवस्था ?

•    केन्द्रीय तथ्याङ्क विभाग (Center Bureau of statistics-CBS) ले पहिले देखि नै पु-याई रहेको सेवा नेपाल सरकारको समग्र व्यवस्थापनको हकमा MIS कै रुप हो । (तर कतिपय विद्वानहरू कम्प्यूटर प्रविधि विनाको MIS हुने मा सहमत छैनन् ।)
•     आधुनिक रुपमा

                                   o    FMIS
                                   o    RMIS
                                   o    PIS
                                   o    GIS
                                   o    TMIS (Teacher personnel information system)
                                   o    Web sites
PPIS = Project, performance, Information, System, + PMIS poverty monitoring information system.  आदि यसका उदाहरण हुन् । भर्खर मात्र कम्प्युटरीकृत हुँदै गरेको नेपालको सार्वजनिक प्रशासनमा यतिको सुरुवातलाई राम्रै मान्न सकिन्छ ।
चुनौतीहरू :
.    परम्परागत प्रणालीमा भर गर्नु ।
.    कर्मचारी अक्षमता नै चुनौती बनेको छ ।
.    Info Base Decision गर्ने Culture नै छैन ।
.    नेपालको भूगोल ।
.    कमजोर आर्थिक क्षमता ।
प्रभावकारी MIS निर्माणका लागि पूर्वाधारहरू :
.    Computer & Networking
.    दक्ष जनशक्ति विकास
.    कानुनी मान्यता
.    उच्च निकायको प्रतिवद्धता
.    विश्वास सिर्जना
.    तयारी सूचना प्रयोगको संस्कार
.    Data Base
.    Info based culture को विकास
.    Info Based Decision गर्ने प्रणालीको विकास
.    कार्य संस्कृतिको विकास
व्यवस्थापन सूचना प्रणाली स्थापना गर्ने विधि :
.    १. योजना निर्माण (planning) कस्तो सूचना प्रणाली तर्जुमा गर्ने हो ? योजना बनाउनु पर्छ ।
.    २. खाका निर्माण (Design) कुन विधि कसरी अपनाउने बारे ।
.    ३. कार्यान्वयन (Implementation) : यसमा साधन खरिद, सूचना संकलन, विश्लेषण, तयारी गरिन्छ
.    ४. मूल्याङ्कन (System Evaluation) लक्ष्य अनुसार कार्य भएको वा नभएको बारेमा ।